Nicht selten gehen Führungskräfte aufgrund eigenen Unwissens davon aus, dass bestimmte Aufgaben einfach mal so im Vorbeigehen erledigt werden (können). Hierbei handelt es sich nicht selten um Projekte, Arbeiten die andere, auch die Führungskraft!, nicht machen wollen oder die zunächst einmalige Aufgaben darstellen. Die mit diesen Aufgaben betrauten erhalten dabei oft die Aussage: „Das machen Sie doch neben bei!“

Diese Nebenaufgaben, gerade wenn sie nicht viel mit dem eigentlichen Aufgabenfeld des Mitarbeiters zu tun haben, benötigen wegen der fehlenden Routine der betrauten Personen jedoch oft mehr Zeit als die regelmäßig wiederkehrenden. Die betrauten Personen müssen sich erst einmal in die Materie einarbeiten, gegebenenfalls Abläufe entwerfen und nicht selten einiges an Zeit von den eigentlichen Aufgaben abzweigen. Denn nicht selten sind solche „Nebenaufgaben“ eigentlich im Umfang Hauptaufgaben, die in die eigenen Abläufe eingebaut werden müssen.

Dabei sind Nebenaufgaben eigentlich das Salz in der Suppe. Sie machen das Arbeitsleben interessanter und abwechslungsreicher. Aber wie jede Medaille haben sie auch eine zweite Seite: Im schlechtesten Fall führen sie zu Frust. Wenn sie so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass die eigentlichen Arbeiten liegen bleiben und das (nicht selten begründete) Gefühl entsteht, man schaffe die Arbeit dauerhaft nicht.

Auch wenn die Situation, dass gelegentliche Nebenaufgaben zu einem Dauerzustand entwickeln und damit keine Zusatzaufgaben mehr sind, fördert nicht unbedingt Zufriedenheit. Zumindest dann nicht, wenn der Mitarbeiter keinen eigenen Nutzen für sich sieht. Wenn Aufgaben, die nicht zu den Standardaufgaben es Arbeitsplatzes zählen, zu einem Dauerzustand werden, ist es für die Führungskraft Zeit, über zwei Dinge nachzudenken:

1. Welche Möglichkeiten bestehen, den betroffenen Arbeitsplatz umzugestalten, so dass alle Aufgaben zur Zufriedenheit aller erledigt werden können.
2. Ist es sinnvoll, abgesehen von den Kosten, einen neuen Arbeitsplatz zu kreieren, da die Nebenaufgaben in Umfang und Häufigkeit eigentlich doch Standardaufgaben sind?

Natürlich sollte hier das Gespräch mit dem oder den Betroffenen gesucht werden, um ihn (motivierend) in dien Lösungs- und Umgestaltungsprozess einzubinden. Denn nicht selten liegen die Probleme des Mitarbeiters nicht unbedingt da, wo die Führungskraft sie sieht, hat der Mitarbeiter eigene Lösungsideen oder sich gar aufgrund der ursprünglichen Nebenaufgaben anders orientiert oder entwickelt sich in eine Richtung, in der er seine Fähigkeiten für den Unternehmenserfolg viel besser einbringen kann. Das Grundsätzliche Problem der Überlastung durch „Das macht man nebenbei“ wird so gelöst.

Viele Aufgaben, die aus der Notheraus bei irgendwelchen Mitarbeitern hängenbleiben, sind im eigentlichen Sinne nämlich keine geringfügigen und einmaligen Aufgaben. Sobald die erste Nebenaufgabe zur Zufriedenheit erledigt wurde, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass im Wiederholungsfall die gleiche oder eine ähnliche Aufgabe wieder bei der Person landet. Mit der Zeit entwickelt sich daraus eine Hauptaufgabe.

Daher: „Das macht man doch nebenbei!“ ist keine Lösung für Ihr Unternehmen. Nicht nur Sie als Chef brauchen Entlastung und suchen sich geeignete Mitarbeiter, je weiter das Unternehmen wächst. Auch Ihre Mitarbeiter sind keine Maschinen, die unbegrenzt leisten können und alle Aufgaben mal schnell erledigen. Ihre Aufgabe ist es, sich regelmäßig die besetzten Stellen anzusehen, die Stellenbeschreibungen hinsichtlich der wirklichen Tätigkeiten zu prüfen und den Arbeitsplatz/die Stellenbeschreibung an die Begebenheiten anzupassen. Eventuell kommen Sie nicht um die Schaffung neuer Stellen. Auch werden Sie mit den Mitarbeitern Gespräche führen müssen und ggf. den Arbeitsvertrag hinsichtlich der neuen Aufgaben ändern müssen.