Immer wieder stößt man auf Abläufe, die nicht funktionieren. Da arbeiten verschiedene Personen oder Abteilungen an etwas, ohne zu wissen, dass andere an der gleichen Sache arbeiten. Da werden Arbeiten gar nicht erledigt oder viel zu spät. Usw.

Am Ende verliert die Firma aufgrund schlecht funktionierender Abläufe Geld in mehrstelliger Höhe. Man schafft Unzufriedenheit sowohl bei der Geschäftsleitung, wie bei der Belegschaft.

Man steht sich einfach gegenseitig auf den Füßen!

Um Ihre Abläufe zu verbessern brauchen Sie nicht direkt auf diverse Vorgehensweisen des Kaizan oder Lean Sigma zurückzugreifen. Die Probleme sind in der Regel hausgemachte und oft leicht zu lösen. Zu dem lassen sich die Prozessprobleme in der Regel auf drei Ursachen zurückführen.

Unbekannte Abläufe

Wenn die Abläufe, den Mitarbeitern nicht bekannt sind, werden sie logischerweise nicht eingehalten. Ursache unbekannter Abläufe ist oft die fehlende Niederschrift und Kommunikation der selben.

Die Mitarbeiter finden sich in den Ablauf hinein. Jedoch dauert dies immer länger als bei erfolgter Kommunikation.

Besonders gravierend wird dieser Grund, im Falle des Ausscheidens und Neueinstellens von Mitarbeitern. Während mit den alten das Wissen über den Ablauf geht, kommt mit den neuen Kollegen die Unwissenheit. Dies führt dazu, das die Arbeiten zwar erledigt werden, aber halt nicht prozessoptimal.

Realitatsferne Ablaufdefinitionen

Prozesse definieren und kommunizieren ist die eine Sache. Prozesse am Reißbrett entwerfen die andere.

Oft passiert gerade das. Irgendwer entwirft einen Prozess am Reißbrett, der am Ende soweit von der Realität entfernt ist, wie der Pinguin vom Nordpol.

Prozesse, die irgendwer entwirft und niederschreibt, der von den aktuellen Abläufen keine Ahnung hat, werden nicht funktionieren.

Abläufe müssen in der realen Geschäftswelt aufgezeichnet und im Anschluss verbessert werden.

Der Chef hält sich nicht daran

Der häufigste Fall in der realen Geschäftswelt eines kleinen oder mittelständischen Betriebs ist das persönliche Verhalten einer Person oder einer sehr kleinen Gruppe von Personen aus der Geschäftsleitung.

Niedergeschriebene Prozesse sind gut. Es setzt aber voraus, dass diese auch von den Chefs an der richtigen Stelle angestoßen werden. Und immer nur da!

Leider kommt es bei vielen Betrieben immer wieder vor, dass heute Mitarbeiter A eine Aufgabe bekommt, morgen der Mitarbeiter B und nächste Woche der Mitarbeiter C, wobei vielleicht einer der drei wirklich Glied der Prozesskette ist.

Auch sieht man nicht selten, dass verschiedene Mitarbeiter an der gleichen Sache arbeiten, da sie vom Chef unabhängig beauftragt wurden und von der mehrfachen Arbeitsverteilung nichts wissen.

Im Ergebnis führt gerade das Verhalten der Chefs zu einer Ressourcenverschwendung, zu einer unnötigen Mehrbelastung der Mitarbeiter und zu schlechter Effizienz der Arbeit und des Unternehmens. Von der Unzufriedenheit der Mitarbeiter ganz zu schweigen.

Fazit

Bevor Sie sich die Müge machen, Abläufe neu zu organisieren. Hierfür vielleicht Arbeitsgruppen zu gründen und so die Mitarbeiter weitet zu belasten, müssen Sie die Ursachen ermitteln.

Die drei genannten Gründe sind die am häufigsten auftretenden Ursachen. Stellen Sie diese ab, haben Sie schon die halbe Miete!

Gaben Sie diese Ursachen beseitigt, können Sie sich an die weitere optimieren des Prozesses machen. Sie haben zu diesem Zeitpunkt die Arbeit beschleunigt und die Mitarbeiter in vielfacher Hinsicht entlastet.