Wer ein kleines mittelständisches Unternehmen führt wird es recht schnell merken. Als Chef und Inhaber kann man nicht alles machen. Daher wird in der Regel ziemlich bald eine Verwaltung aufgebaut, der oftmals die Ehepartnerin als Chefin vorsteht, während sich der Mann um die handwerklichen, technischen, thematischen Dinge und Ziele des Unternehmens kümmert. Aber was passiert bei weiterem Wachstum des Geschäfts?

Je größer das Geschäft wird, desto mehr Mitarbeiter werden benötigt. Sowohl auf der Seite des Geldverdienens als auch in der Verwaltung. Während in den mittelständischen Betrieben bei denen, die das Geld verdienen – also die Gesellen, Meister und Lehrlinge – in der Regel definiert ist, was sie zu machen haben, machen in der Verwaltung die nicht einmal Handvoll Mitarbeiter alles – von der Auftragsannahme über die Einkauf bis hin zur Buchführung. Personalangelegenheiten obliegen dem Chef und seiner linken Hand: der Ehepartnerin.

Nur: Ab einer gewissen Größe muss auch eine Verwaltung sich spezialisieren. Denn mit dem steigenden Arbeitsaufkommen werden die kaufmännischen Mitarbeiter mit der Vielfalt der Bürotätigkeiten überfordert. Der Betrieb kommt ins Stocken: Arbeiten bleiben bewusst liegen, Dinge werden vergessen, Unzufriedenheit steigt.

Das falscheste, was nun seitens der Geschäftsleitung passieren kann, ist, dass diese, weil der Betrieb nicht wunschgemäß läuft, bestimmte Aufgaben wieder übernimmt und die kaufmännischen Mitarbeiter als unwillig oder unfähig ansieht. Denn dieses Problem hat nicht seine Ursache in den Mitarbeitern, sondern vielmehr in der fehlenden Aufgabenverteilung und Struktur des gewachsenen Unternehmens. — Eine klar definierte Arbeitsteilung ist nötig.

Ab einer gewissen Größe ist es nicht mehr möglich, dass sich ein kaufmännischer Mitarbeiter um Einkauf, Vertrieb, Buschhaltung, Auftragsplanung, Personalwesen etc. kümmert. Man braucht dann eine Aufgabenteilung im kaufmännischen Bereich. Diese Arbeitsteilung muss zu dem auch mit Vertrauen in seine Mitarbeiter und der daraus erfolgenden Abgabe von Entscheidungsbefugnissen einhergehen. Nur wenn dies erfolgt, wird das Unternehmen ein Wachstum verkraften und nicht trotz steigender Umsätze und besserer Auslastung dem geschäftlichen Untergang entgegen streben.

Die Aufgabenverteilung im kaufmännischen Bereich bedeutet dabei nicht, dass man unbedingt mehr Personal einstellen muss. Man muss an sich nur definieren, wer was zu machen hat. Dabei können anfangs bestimmte zusammengehörende Aufgaben dem gleichen Mitarbeiter obliegen – z.B. Auftragsannahme, Einsatzplanung oder Personal und Buchhaltung. Aber auch hier muss daran gedacht werden, dass bei weiterem Wachstum die Aufgaben sinnvoll auf die kaufmännischen Schultern verteilt werden und so eine Arbeitsentlastung erfolgt und der geschäftliche Betrieb aufrechterhalten wird.

Falsch ist, wenn die Geschäftsleitung davon ausgeht, dass ein Unternehmen die Arbeitsverteilung bei insgesamt 100 Mitarbeitern so belassen kann, wie wenn man nur 20 Mitarbeiter hätte. Der Verwaltungsaufwand ist erheblich höher. Und das bedeutet auch, dass der Chef seinen Mitarbeitern vertrauen und einige seiner Aufgaben und Kompetenzen an diese abgeben muss. Denn auch er wird sich mit wachsender Betriebsgröße nicht mehr um jede kleine Angelegenheit kümmern können. Die Geschäftsleitung wird sich selbst immer mehr um die Gewinnung von neuen Kunden, die Pflege von Geschäftsbeziehungen und die strategischen Vorgaben kümmern, während die kaufmännischen Mitarbeiter letztere umsetzen und den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten.

Als Geschäftsleitung muss man daher bereit sein, das „Risiko“ einzugehen, nicht mehr alles zu wissen, was im Betrieb passiert und nur noch bei Problemen involviert zu werden, die von den Mitarbeitern nicht gelöst werden können. Für letzteres ist die Geschäftsleitung intern auch da.

Nur wenn Sie als Chef eines kleinen mittelständischen Betriebes beherzigen, dass Sie die betriebliche Struktur anpassen und Aufgabenteilung einführen (und sich selbst daran auch halten!) wird Ihr unternehmerischen Wachstums kein Hindernis. Nur dann wird es Ihnen gelingen, das Unternehmen erfolgreich weiter zu betreiben und nicht aufgrund dieses Wachstums das Geschäft „gegen die Wand fahren“.