Wir kennen es ja. Viele Firmen verzweifeln am (angeblichen) Fachkräftemangel. Dabei ist das Problem, warum man keine Fachkräfte findet zu geschätzt 95% ein von Haus aus bestehendes. Egal, ob man im Vergleich zu anderen in der Branche zu wenig bezahlt, sich eine Branche Jahrzehnte lang nicht um Nachwuchs gekümmert hat, die Firma als Arbeitgeber einen schlechten Ruf hat oder was auch immer. Sie sind an Ihrer Misere oft selbst schuld.

Egal, was es ist, es kommen keine oder kaum Bewerbungen. Die Auswahl ist gering. Man verzweifelt. Und klagt über den vermeintlichen Fachkräftemangel.

In letzter Zeit fallen aber dabei Mängel in den Bewerbungsprozessen auf, die beim Besten Willen nicht auftreten dürfen. Dabei geht es nicht darum, dass etliche inzwischen regelrechte eierlegende Wollmilchsäue suchen. Also sich eigentlich gar keine Gedanken über die zu besetzende Position machen und möglichst für lau möglich viele Skills haben wollen – aber bitte keinen Generalisten! Auch das ist ein Prozessstart-Problem.

Nein. Es geht um die Mitarbeitersuche an sich und dem damit einhergehenden Start des Bewerbungsprozesses. Hier fallen in letzter Zeit extreme Mängel auf, die zu einem Scheitern der Mitarbeitersuche führen können.

Die Bewerbungsseite

Die Bewerbungsseite, also die Webseite, auf der sich der Kandidat als solcher outet und seine Informationen der Firma zur Verfügung stellt, ist einer der wichtigsten Prozessschritte. Hier werden die Kontaktdaten erfasst, die Dokumente hochgeladen und übermittelt.

Diese Seite sollte einfach zu bedienen sein. Und lediglich das abfragen und als Pflichtangaben einfordern, was man unbedingt für die Kontaktaufnahme benötigt:

• Vor- und Zuname
• Titel
• Anrede
• Email-Adresse
• Telefonnummer

Mehr benötigt man hier nicht. Wozu die Wohnanschrift abfragen? Man antwortet doch ohnehin per Email, wenn man den Eingang der Bewerbung bestätigt oder absagt. Gesprächstermine vereinbart man in der Regel telefonisch. Also braucht man nicht mehr, als diese paar genannten Punkte, für eine saubere Ansprachen und Kommunikation.

Ähnlich sieht es bei den hochzuladenen Dokumenten aus: Für den Bewerber ist es nicht nachvollziehbar, warum er an einer Stelle den Lebenslauf aus seinem Xing-/LinkedIn-Profil hochladen soll, an anderer stell wird dann noch einmal derselbe als PDF im Upload verlangt. Absoluter Unsinn! Verkompliziert nur unnötig den Bewerbungsprozess auf Seiten des Kandidaten.

Interessant ist auch, dass es immer noch Firmen gibt, die in der heutigen Zeit ein über drei Webseiten aufgebautes Bewerbungsformular nutzen. In diesem dann Daten abfragen – nach Möglichkeit Pflichteingaben – die wirklich keinerlei Sinn und Nutzen bei der Bewerberauswahl haben. So stößt man immer wieder auf Bewerbungsseiten, auf denen der Name der Schule inklusive der Abschlussnote verlangt wird. Nicht nur, dass der Schulname vollkommen irrelevant ist, die Abschlussnote interessiert vielleicht bei der Vergabe einer Lehrstelle, nicht bei einem berufserfahrenen Kandidaten. Aber bitte soll doch der Kandidat das Abschlusszeugnis den Unterlagen beifügen.
Genauso gibt es immer noch Bewerbungsprozesse, die trotz des Uploads eines Lebenslaufs noch alle die Eingabe aller Stationen des beruflichen Werdegangs als manuelle Eingabe erfordern.

Bewerbungsformulare müssen für die Kandidaten so einfach wie möglich gestaltet sein. Mit wenigen Klicks und wenigen wirklich relevanten Datenabfragen (um mit den Kandidaten kommunizieren zu können). Mehr braucht es nicht.

Der Datei-Upload

Der Upload ist bei vielen Prozessen die nächste Hürde. Heutzutage kostet digitaler Speicherplatz so gut wie nichts. Die digitale Infrastruktur ist in der Regel sehr gut ausgebaut. Schnelle Leitungen, leistungsfähige Server, viel Speicherplatz ist die Regel- Nichts wäre peinlicher, als wenn der Betrieb stillsteht, weil die Server an ihre Grenzen kommen oder der Speicherplatz nicht ausreicht. Oder?

Dann die Frage: Warum werden Uploads auf ein paar Kilobytes pro Datei oder ein paar wenige Megabytes für alle Uploads beschränkt?

Klar man kann jetzt sagen, man will einfach verhindern, dass die Kandidaten HD-Fotos von den Unterlagen einsenden. Aber Bewerbungsunterlagen können schnell einige Megabytes erreichen (Lebenslauf, Zeugnisse aller Stationen, Weiterbildungsbescheinigungen usw.). Wer vom Bewerber vom ersten Atemzug als Arbeitnehmer bis zum Bewerbungstag alle Unterlagen, zzgl. Ausbildungsnachweis, haben will muss mit einigen Megabytes großen Dateien rechnen. Da reichen nicht ein paar Kilobytes.

Wer den Upload hinsichtlich Dateigrößen übermäßig beschränkt, schließt dem Bewerber schon die Tür vor der Nase, bevor dieser überhaupt die ersten Schritte zu Ihnen unternommen hat.

Die Ausschreibung

Bewerbungseingänge stehen und fallen mit der Ausschreibung. Nicht nur, dass man sich klar sein muss, was man eigentlich sucht. Es müssen auch weitere Rahmenbedingungen passen.
Was meines Erachtens auch oft vergessen wird: Man muss sich als Arbeitgeber auch in der Ausschreibung vorstellen. Nicht jeder kennt die Firma XYZ, weiß was die macht und wofür sie steht.

Jedoch, interessiert das jetzt bei der Betrachtung der Prozessmängel weniger – auch wenn es sich hierbei um grundlegende Mängel handelt. Es sollten dennoch Bewerbungen eingehen.

Aber es gibt interessante Phänomene in Ausschreibungen, die einen Bewerbungseingang  verhindern – gefundene Beispiele:

• Ein Unternehmen schreibt offene Positionen auf einem Jobportal aus. Von diesem Portal wird man, wenn man auf den Bewerben-Button klickt weitergeleitet.
  Aber nicht erwartungsgemäß auf das Bewerbungsformular oder die nochmalige Anzeige der Stellenausschreibung auf der Firmenwebsite, sondern auf eine x-beliebige andere Seite, die augenscheinlich nicht einmal zur ausschreibenden Firma gehört.
• Man schreibt Stellen aus, die Bewerbung soll dann per Mail an die info@-Adresse gesandt werden.
  Nicht nur, dass das vollkommen unprofessionell beim Kandidaten ankommt und eigentlich zeigt, wie rückständig man ist, stellt sich doch die Frage, ob die Bewerbung überhaupt an der richtigen Stelle ankommt. Wer empfängt die Mails an die Adresse? Leitet derjenige diese an den Rekrutier weiter? Bewerbungen an diese Mailadresse kommen nur in seltenen Fällen beim entsprechenden Sachbearbeiter an. Und vom Datenschutz wollen wir hier gar nicht mal reden!
• Man schreibt Stellen aus, aber es gibt keine Möglichkeit, sich über den elektronischen Weg zu bewerben.
  Ja, auch in den 20er Jahren dieses Jahrhunderts gibt es noch dieses Phänomen. Es ist nicht auf den Dorfhandwerker beschränkt. Auch bei größeren KMU fehlen manchmal Bewerbungsformulare oder eine Mailadresse zum Verantwortlichen oder der Bewerben-Button ist ohne Funktion.
  Wer Bewerbungen heutzutage nur per Post empfangen kann (oder noch darauf besteht) hat im Wettbewerb um Fachkräfte schon verloren

Ausschreibungen kosten Geld. Zumal man nicht erwarten kann, dass alle potentiellen Kandidaten auf der eigene Website nach Ausschreibungen suchen. Mag bei bekannten Konzernen sein, aber nicht bei der Masse der Firmen. Man kommt also nicht um Veröffentlichungen auf Portalen herum.

Wenn dann grundlegende handwerkliche Fehler bestehen, die potentielle Mitarbeiter daran hindern ihre Arbeitskraft anzubieten und sich zu präsentieren, setzt man hier gutes Geld sinnlos in den Sand.

Fazit

Wenn man keine Fachkräfte gewinnen kann, mag es daran liegen, dass es derzeit nur wenige von Ihnen gibt. Jedoch sind nicht selten handwerkliche Mängel im Bewerbungsprozess mit Schuld.

Neben der Unklarheit, was man eigentlich sucht und den in den Ausschreibungen unlukrativen Angeboten führen technische Fehler dazu, dass der Prozess stottert oder erst gar nicht anläuft.

Stellen Sie daher sicher, dass es den Kandidaten zum einen möglich ist, sich zu bewerben, zum anderen der Bewerbungsprozess am Anfang für den Kandidaten einfach gestaltet ist. Fragen Sie dabei in dem Prozess nur das ab, was Sie wirklich für die Auswahl, die Kommunikation mit dem Bewerber sowie das Erstgespräch brauchen und in der Regel nicht in den Unterlagen zu finden ist. Das ist in der Regel nicht viel!